Kongres to cykliczne wydarzenie, w którym uczestniczą osoby skupione wokół jednej grupy tematycznej, np. politycznej lub zawodowej. Z reguły jest organizowane z dużym wyprzedzeniem, trwa kilka dni, a w jego ramach prowadzone są liczne warsztaty i dyskusje. Jak zorganizować kongres? O czym należy pamiętać?

Rozłóż zadania w czasie

Organizacja kongresu wymaga nie lada umiejętności – spotkanie kilkuset, a często nawet kilku tysięcy specjalistów z danej dziedziny, w czasie którego prowadzone są równolegle różne sesje, to olbrzymie wyzwanie logistyczne. Poszczególne etapy realizacji przedsięwzięcia warto rozłożyć w czasie, a planowanie eventu zacząć z dużym wyprzedzeniem, nawet rocznym. Ważne jest również odpowiednie delegowanie zadań i zatrudnienie podwykonawców, którzy zajmą się realizacją poszczególnych etapów.

Organizacja kongresu – znajdź odpowiednie miejsce

Przygotowania do kongresu warto rozpocząć od znalezienia obiektu, w którym wydarzenie zostanie zorganizowane – poszukiwania odpowiedniego miejsca dobrze jest zacząć na wiele miesięcy przed planowaną datą.

Ważna jest przede wszystkim lokalizacja – z reguły kongresy organizuje się w największych polskich miastach. Dojazd na miejsce powinien być dobrze oznaczony, żeby uczestnicy nie mieli problemu z dotarciem do celu.

Warto wziąć pod uwagę miejsca, które oprócz organizacji kongresu umożliwiają także nocleg dla delegatów i uczestników wydarzenia. Goście powinni mieć do dyspozycji monitorowany parking oraz inne udogodnienia.

Wybierając miejsce, należy także sprawdzić, czy nie ma tam barier architektonicznych, które uniemożliwią osobom z niepełnosprawnościami uczestniczenie w kongresie.

Ustal datę

Kongresy to spotkania kilkudniowe, a zatem data powinna być dobrze przemyślana. Najlepiej zorganizować wydarzenie w weekend, kiedy uczestnicy są wolni od zobowiązań zawodowych i mogą poświęcić czas na aktywne uczestniczenie w sesjach oraz warsztatach. Sprawdźmy również, czy na ten czas nie przypada święto lub np. długi weekend. Planując termin kongresu, warto brać pod uwagę miesiące od marca do czerwca oraz od września do listopada.

Określ cel kongresu

Zastanów się, jaki cel chcesz osiągnąć poprzez organizację tak prestiżowego wydarzenia – przedstawienie najnowszych osiągnięć z danej dziedziny, zachęcenie uczestników do dyskusji, przeprowadzenie warsztatów czy może zaznajomienie z programem politycznym? Wszystko zależy od charakteru eventu oraz tego, dla jakiej grupy (np. zawodowej) jest organizowany.

Zaproś delegatów

Planujesz spotkanie międzynarodowych ekspertów w danej dziedzinie, czy może skupiasz się na polskich specjalistach? Niezależnie od tego, kto będzie uczestniczył w kongresie, zaproszenia powinny być wystosowane z co najmniej kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

Jak wybrać prelegentów? Powinny być to osoby mające duży autorytet, z wieloletnim doświadczeniem i sukcesami w danej dziedzinie. Odpowiedni delegaci to nie tylko gwarancja ciekawego, udanego wydarzenia, ale również szansa na przyciągnięcie większej liczby uczestników.

Zadbaj o zróżnicowane menu

Kongres to prestiżowe wydarzenie, na którym nie może zabraknąć odpowiednio skomponowanego menu. Warto zadbać o podniebienia gości, którzy po aktywnym uczestnictwie w sesjach i warsztatach z pewnością docenią zarówno drobne przekąski, jak i dania główne. Przygotowanie najlepiej zlecić profesjonalistom. Sprawdzona firma cateringowa nie tylko dostarczy potrawy i akcesoria do ich serwowania, ale może również zająć się obsługą wydarzenia. Pamiętaj o uwzględnieniu dań dla osób ze specjalnymi wymaganiami dietetycznymi, np. nietolerancją glutenu.

Jak zorganizować kongres – pamiętaj o zapleczu technicznym

Odpowiednie nagłośnienie, mikrofony, projektory, komputery, monitoring, a często także ochrona – to tylko niektóre elementy, które muszą znaleźć się na profesjonalnie organizowanym kongresie. Sprzęt techniczny najlepiej wynająć od firm zajmujących się dostarczaniem wyposażenia na konferencje i eventy. Nie zapominajmy też o osobach, które zajmą się obsługą urządzeń i w razie potrzeby usuną drobne usterki.

Na kongresie, w którym uczestniczą setki osób, warto też postawić na profesjonalną ochronę. Ma to szczególne znaczenie na imprezach z udziałem zagranicznych gości lub na wiecach politycznych.