Organizacja konferencji jest złożonym przedsięwzięciem i każdorazowo wymaga zatroszczenia się o co najmniej kilka najważniejszych punktów programu. Wśród nich wymienić można menu, dobór miejsca czy terminu, a także zaproszenie głównych gości. Dowiedz się, jak zorganizować konferencję i jak powinien wyglądać catering na konferencję tak, by zadowolić wszystkich.
Organizacja konferencji krok po kroku
Organizacja konferencji nie jest tak trudna, jak początkowo mogłoby się wydawać, pod warunkiem że zatroszczymy się o najważniejsze punkty takie jak:
- lokalizacja – w zależności od charakteru wydarzenia warto wybierać miejsca eleganckie, które pomieszczą odpowiednią ilość zainteresowanych. Istotną kwestią będzie uzyskanie potwierdzeń od gości o uczestnictwie w uroczystości.
- osoba prowadząca – która będzie przedstawiać osoby występujące, zapowiadać kolejność zdarzeń oraz zaprosi gości do poczęstunku. Osobą prowadzącą powinien być autorytet w danej dziedzinie, dobry mówca lub organizator.
- zaplecze techniczne – umożliwiające realizację planu konferencji; potrzebne będzie odpowiednie nagłośnienie, możliwość zacienienia okien czy uruchomienia prezentacji multimedialnych.
- odpowiedni termin – który nie koliduje z innymi wydarzeniami organizowanymi w obrębie danej branży. Terminy wakacyjne czy urlopowe również nie sprzyjają przybyciu dużej liczby gości. Najlepiej wybierać dni robocze w godzinach okołopołudniowych. Jeśli na wydarzenie przybywają goście z miejsc odległych, zbyt wczesne godziny poranne mogą uniemożliwić im dotarcie na czas.
- budżet konferencji – czyli finansowanie, pozyskiwanie sponsorów oraz zdecydowanie, czy wstęp na konferencję będzie płatny, czy też nie.
O czym jeszcze warto pamiętać, organizując konferencję?
Każdy z uczestników powinien mieć zapewnione miejsce siedzące. Jeśli planujesz konferencję na cieplejszy okres w roku, warto zwrócić uwagę na obecność klimatyzacji w wybranej lokalizacji. Koniecznie trzeba też zatroszczyć się o odpowiednią liczbę miejsc parkingowych, a w przypadku konferencji kilkudniowych duże znaczenie ma dostępność noclegów nieopodal miejsca, w którym odbywa się wydarzenie. Okolica powinna być również możliwie jak najlepiej skomunikowana, aby nikt z gości nie natknął się na nadmierne trudności z dotarciem na miejsce.
Bardzo istotne będzie także podjęcie współpracy z osobami, które odpowiednio pokierują gości, będą kontrolować wejściówki czy też wspomagać organizację wydarzenia od strony technicznej. Niemniej ważne jest także zapewnienie harmonogramu wydarzenia do wglądu gości oraz wydrukowanie materiałów informacyjnych i promocyjnych.
Pamiętaj, że mile widziane są gadżety i drobne podarunki dla gości (mogą być one zapewnione przez sponsorów wydarzenia).
Skorzystaj z naszego doświadczenia
W portfolio mamy obsługę cateringową zarówno niewielkich wydarzeń, jak i eventów na tysiące osób
Catering na konferencję
Jednym z najważniejszych aspektów – oczywiście tuż obok treści merytorycznych prezentowanych podczas wydarzenia – jest catering na konferencję. Można zdecydować się na przerwę kawową, a następnie obiad lub uroczystą kolację albo zapewnić stały dostęp do zimnej płyty i napojów. Obie możliwości mają swoje wady i zalety, które przedstawimy poniżej.
Przerwa kawowa oraz obiad
Jeśli decydujemy się na wydzielenie czasu podczas konferencji na przerwę kawową, trzeba zadbać o dostępność dobrej jakości kawy. Najlepiej sprawdzi się kawa serwowana w specjalnych dystrybutorach lub przygotowywana na miejscu przez baristę przy pomocy ekspresu. Do kawy należy zapewnić dużą ilość słodkich – i ewentualnie wytrawnych – przekąsek. Wówczas serwowana żywność opiera się głównie na owocach, drobnych ciasteczkach i świeżych wypiekach. Świetnie sprawdzi się także obecność ciast i bardziej wyrafinowanych deserów, które zrobią wrażenie na uczestnikach konferencji.
Jeśli wydarzenie ma trwać cały dzień lub przynajmniej do późnych godzin popołudniowych, warto zorganizować przerwę obiadową, podczas której serwowane będą dania na gorąco. W tym przypadku świetnie sprawdzą się niesztampowe eleganckie opcje jak np. zupa krem z grzybami, rosół z kury czy zupa z brokułów. Jako danie główne można wybrać kaczkę z warzywami, kotlety devolay czy karczek pieczony. Na deser polecamy lubiane przez wszystkich szarlotkę z lodami i tiramisu.
Podczas konferencji – w szczególności tych związanych ze zdrowiem czy ekologią – koniecznie należy zadbać o dostępność opcji wegańskich i wegetariańskich, a także oprzeć menu na składnikach zgodnych z duchem wydarzenia. W tym z pewnością pomogą doświadczeni kucharze, którzy przygotują dostarczany na konferencję catering.
Tego rodzaju catering wywiera bardzo dobrego wrażenie na wszystkich uczestnikach konferencji, co jest jego dużą zaletą. Przerwa kawowa wraz z obiadem umożliwia także lepsze uporządkowanie wydarzenia, ponieważ czas na wystąpienia i przemówienia oraz posiłki jest odpowiednio wydzielony.
Jedyną wadą takiego rozwiązania jest wyższa cena. Warto jednak pamiętać, że catering to jeden z ważniejszych punktów podczas organizacji konferencji, zatem nie zawsze warto na nim oszczędzać.
Stały dostęp do napojów i przekąsek
Stały dostęp do napojów i przekąsek to bardzo wygodne rozwiązanie dla uczestników wydarzenia – mogą oni częstować się w dowolnym momencie, nie muszą czekać z posiłkiem na wydzieloną przerwę. W niektórych przypadkach takie rozwiązanie może wprowadzać zbędny chaos, ale aby go uniknąć, wystarczy umiejscowić stoliki z przekąskami w oddzielnej strefie.
Co powinno znaleźć się na stołach w czasie konferencji? Przede wszystkim napoje – świeżo wyciskane soki, woda niegazowana oraz kawa i herbata w dystrybutorach. Oprócz tego warto zadbać o możliwie jak najbardziej trafny dobór przekąsek. Najlepiej wybrać zarówno wersje na słodko, jak i na słono. W tym przypadku świetnie sprawdzają się wszelkie finger food, niewielkie roladki, kanapeczki koktajlowe, bruschetta, deski serów itp. Wśród przykładowych przekąsek na słodko, doskonałym wyborem będą tarteletki z owocami, ciasteczka „na raz” czy koreczki owocowe.